Komunikasi dalam Organisasi

A. Pola Komunikasi Bisnis

Pola komunikasi dalam berbisnis yang dilakukan berbagai pihak untuk mencapai tujuannya, pendekatan yang dilakukan pun berbeda-beda.

1. Saluran Komunikasi Formal

Dalam struktur organisasi, garis, fungsional, maupun matriks, akan tampak berbagai macam posisi atau kedudukan masing-masing sesuai dengan batas tanggung jawab dan wewenangnya. Dalam kaitannya dengan proses penyampaian informasi dari manajer kepada bawahan, pola transformasi informasinya dapat berbentuk 4 pola yaitu:

- Komunikasi dari atas ke bawah

Komunikasi dari atas ke bawah (top-down)merupakan jalur komunikasi yang berasal dari atas (manajer) ke bawah (karyawan) merupakan penyampaian pesan yang dapat berbentuk perintah, instruksi, maupun prosedur untuk dijalankan para bawahan dengan sebaik-baiknya.

- Komunikasi dari bawah ke atas

Atau disebut buttom-up communicatin berarti alur pesan yang disampaikan berasal dari bawah (karyawan) menuju ke atas (manajer). Pesan mula-mula berasal dari para karyawan yang selanjutnya disampaikan ke jalur yang lebih tinggi.

- Komunikasi Horizontal

Atau horizontal communication atau sering disebut komunikasi lateral (lateral communication) adalah komunikasi yang terjadi antara bagian-bagian yang memiliki posisi sejajar atau sederajat dalam suatu organisasi. Tujuan komunikasi horizontal antara lain untuk melakukan persuasi, mempengaruhi, dan memberikan informasi kepada bagian atau departemen yang memiliki kedudukan sejajar.

- Komunikasi Diagonal

Atau diagonal communication melibatkan komunikasi antara dua tingkat (level) organisasi yang berbeda. Contohnya adalah komunikasi formal antara manager pemasaran dengan bagian pabrik, antara manager produksi dengan bagian promosi, antara manager produksi dengan bagian akuntansi dan lain sebagainya.

2. Saluran Komunikasi Informal

Dalam jaringan komunikasi informal, orang-orang yang ada dalam suatu organisasi, tanpa mempedulikan jenjang hierarki, pangkat, dan kedudukan atau jabatan, dapat berkomunikasi secara luas. Meskipun hal-hal yang mereka perbincangkan biasanya bersifat umum, seperti mengobrol tentang humor yang baru di dengar, keluarga, anak-anak, dunia olahraga, musik, acara film, dan sinetron tv, dan kadang kala mereka juga membicarakan hal-hal yang berkaitan dengan situasi kerja yang ada dalam organisasinya.

B. Mengelola Komunikasi Bisnis

Ada dua hal yang perlu diperhatikan untuk mengelola komunikasi, pertama: bagaimana menangani pesan-pesan yang bersifat rutin; kedua: bagaimana mengani krisis komunikasi.

1. Penanganan pesan-pesan rutin

- Mengurangi jumlah pesan

- Memberi instruksi yang jelas

- Mendelegasikan tanggung jawab

- Melatih para penulis dan pembicara

2. Penanganan krisis komunikasi. Mengelola arus pesan-pesan bisnis dari hari ke hari merupakan hal yang biasa, teteapi keterampilan komunikasi baru benar-benar teruji saat muncul krisis komunikasi dalam suatu organisasi. Mengapa demikian? Semakin besar tantangan atau risiko yang harus dihadapi, semakin tinggi tingkat kemampuan atau keterampilan yang dibutuhkan. Krisis komunikasi ini merupakan suatu ajang uji coba keterampilan komunikasi yang cukup menantang.

C. Masalah Komunikasi dalam Organisasi

- Masalah dalam mengembangkan pesan

- Masalah dalam menyampaikan pesan

- Masalah dalam menerima pesan 

- Masalah dalam menafsirkan pesan (lihat kesalahpahaman dalam berkomunikasi).

Purwanto, Djoko. Komunikasi Bisnis. Jakarta: Erlangga.